改正電子帳簿保存法について （③電子取引データ）

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電子帳簿保存法＜電子取引データ＞

2024年1月から運用開始される改正電子帳簿保存法の3つの区分の内、電子取引データ保存について前回の記事より詳細に解説します。（実際の施行は2022年1月）

改正電子帳簿保存法で定義された３つの取引データの中でこの電子取引データの扱いがもっとも中小零細企業において影響を受ける部分になります。なぜなら今まで紙の保存で可とされていたものが電子データでの保存が義務とされているからです。

＜電子取引データとは＞

請求書、領収書、契約書、見積書など紙で入手した場合に保存が必要な帳票で、PDFやスクリーンショットように電子データの形式で入手または取引先に提供したもの

＜対象となる帳票の例＞

・AMAZON等のECサイトから受け取った領収書などのＰＤＦ等のデータ
・領収書がデータ提供されない場合は支払金額等の判る画面をスクリーンショットしたもの　など

＜求められること＞

2023年12月までは、PDF等の電子データで受け取ったり（渡したり）した領収書等をプリンターで印刷して、紙でもらった領収書等と同じようにバインダーに綴じて保存することが出来ましたが、2024年1月からは電子データのままでルールに従い保存することが必要となります。

これは、義務ですので手続きなどは特にありません、所得税と法人税申告の事業者で帳簿書類の保存義務がある方が対象となりますので法人個人ほとんどの事業者が対象になると思われます。

電子データの保存法

・改ざん防止措置

電子データの改ざんを防ぐために以下のいずれかの方法で管理する必要があります。

①、②のシステムなどのＩＴ活用を考える場合は、紙でもらった領収書等をスキャンしたものと一緒にして一元管理できるので今回の改正の恩恵部分を受けることの出来る方法ですが、導入するには費用と導入初期の手間はかかってしまいます。

③の方法であればシステム等の費用をかけず対応できます。国税庁HPで管理規定のサンプルも公開されています。国税庁事務処理規程サンプル（個人事業用）

・索引可能なこと

電子データが取引年月日等での条件検索が出来ること。

※検索条件についてはかなり変更を繰り返していますので、最新の条件は国税庁HPでご確認下さい。

①のシステムを使う方法以外、②、③のやり方ともに結構手間がかかると思いますし、結局、紙でもらった領収書等のグループと電子データグループと別れて管理することとなります。また、7年以上の保存期間の保存場所にも注意が必要です。PC内だけだと故障でデータ消滅の恐れがあるため常に外部媒体への2次保存しておく必要があります。

長期保存の場合、2次保存してしていたのに、「メモリ等が壊れる」、「間違ってメモリ等を破棄する」、「間違って自らデータを消す」そしてＰＣが壊れて初めてその事実に気づくなどのトラブルが怖いですね。
事故の確率を下げるためには、①の専用システムを使うか、2次保存先をクラウドにするなど対策を考えて運用する必要があります。特に間違って消すはありがちですね、紙ならシュレッダーに投げ込む前にチラ見して救われるところが、まったく気づかなかったなどありそうです。

電子データ原本の保存は義務ですから間違って消さないよう十分注意が必要です。

ルール軽減化の動き （2022年12月現在）

2023年度税制改正での電子取引データ保存の要件緩和

2023年度の税制改正により相当の理由があれば、電子データを保存した上で今まで通り印刷しての保存でも良いこととなり、多くの中小企業が今まで通り紙による保存で対応可能となっています。（求められたときに税務署に電子データの原本が提出できる必要はあります）

最近よく結局、中小・零細事業者は何もする必要がなくなったかのような記事も見かけますが、電子データの原本の保存ルール（索引簿やファイル名ルール）が緩くはなっていますが、データの保存義務はありますので、上の記事で書いているように、データ損壊に備えて２次保存などの対策が重要なことに変わりはありません。

例えば『５年前のデータは前のパソコンが壊れたので紙しかありません』は通じないと思っておいた方が良いと思います。これが通じるなら保存ルールは無いに等しいわけですから。

やはり、紙領収書のスキャン保存と合わせて、クラウド型専用ソフトの導入がもっとも現実的な選択になっていくのですかね。会計ソフトや電子帳票システムが日本の社会インフラ化していくのかもしれませんね。

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